Digitalisering en data; wat is dat nu precies?
Inmiddels werkt Martijn Trebbe een jaar bij Trebbe als programmamanager. Hoe is het eerste jaar Martijn bevallen, wat is precies digitalisering en datamanagement, welke stappen zijn er op dit gebied gezet en wat komt er nog aan? Martijn neemt ons in vogelvlucht mee door het afgelopen jaar.
Beginnen in coronatijd en vierde industriële revolutie
“Ik startte bij Trebbe in coronatijd”, blikt Martijn terug. “Hoewel ik van kinds af aan Trebbe ken, vond ik het best nog lastig om te beginnen.” Toch begint Martijn gelijk met een goed gevoel. Het welkom ervaart hij als warm en is enthousiast door de mooie, grote projecten die Trebbe uitvoert, de inzet van iedereen en hij vindt het knap hoe iedereen ondanks het thuiswerken goed integreert binnen Trebbe. Martijn ging dus een jaar geleden als programmamanager Digitalisering en Datamanagement aan de slag binnen Trebbe, maar waarom wil Trebbe eigenlijk aan de slag met digitalisering en data? “Trebbe wil toekomstbestendig blijven. Tegelijkertijd gaan de ontwikkelingen zo snel dat we ons in een vierde industriële revolutie bevinden. Op die veranderingen willen we meebewegen, daarom wil Trebbe echt werk maken van digitalisering en data. Digitalisering en data biedt enorme kansen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparingen, werkgemak en daarmee werkgeluk en kwaliteit. Het was dan ook fijn om te zien dat er binnen Trebbe al veel op het gebied van data en digitalisering gedaan wordt.”
Digitalisering, data; de definities
Maar wat is digitalisering nu precies? “Als we kijken naar de woordenboekdefinitie dan betekent digitalisering: de veranderingen die zich voltrekken binnen de maatschappij en de economie als gevolg van informatie- en communicatietechnologie (ICT).” Het begrip is dus veel breder dan alleen de ontwikkelingen binnen de ICT-sector. “Digitalisering klinkt als een breed begrip, en dat is het ook De mogelijkheden zijn oneindig.” Ook Data lijkt tot een containerbegrip te verworden. De definitie van data is niets anders dan gegevens. “Binnen Trebbe ziet Digitalisering en Datamanagement toe op drie onderdelen, te weten; procesmatig, bedrijfsvoering en projectmatig. We maken op verschillende manieren gebruik van data. Zo zetten we het in om de kwaliteit van onze projecten te verhogen, maar helpt het ons ook om nog betere planningen af te geven bijvoorbeeld.”
Vrijheid en structuur in plaats van vrijheid versus structuur
Trebbe staat bekend om de grote mate van vrijheid die iedereen in zijn of haar werk krijgt. “Dat vind ik ook echt heel gaaf om te zien. Maar als we een stap willen zetten met digitalisering en data, dan moeten we ook een slag maken in het structureren en standaardiseren. Dit betekent niet dat we geen ruimte meer hebben voor uitzonderingen, maar het betekent wel dat we werken vanuit een standaard.”
De ontwikkelingen op een rij
En net zo goed als dat de ontwikkelingen snel gaan in de wereld, gaan deze ook snel binnen Trebbe. Er is het afgelopen jaar ontzettend veel gebeurd op het gebied van data en digitalisering. Martijn neemt ons puntsgewijs mee in een aantal ontwikkelingen.
- Nieuw ERP-systeem. “Er is een volledig nieuw ERP-systeem ingevoerd. Het ERP-systeem is eigenlijk het fundament onder de processen ten behoeve van onze projecten. Het ERP-systeem is het vertrekpunt voor heel veel data en werkzaamheden. We maakten het afgelopen jaar de overstap van Navision naar Business Central, vervolgens brachten we Business Central naar de Cloud. Met deze ontwikkeling zijn we echt klaar voor de toekomst. Dit ERP biedt veel kansen in de verdere integratie van systemen en afdelingen.”
- Een nieuw CRM-systeem en een Geografisch Informatie Systeem. “De keuze voor en de invoering van deze twee systemen was al in gang gezet voor mijn komst. Toch wil ik deze wel benoemen. Want hiermee hebben we de eerste stappen gezet om data in ons datawarehouse te krijgen.”
- “BIM combineert tekening met bijbehorende data. Op dit gebied gaan de ontwikkelingen erg snel, er komt bijna dagelijks wel iets nieuws.”
- “AFAS is nog niet heel lang geleden ingevoerd. Hiermee kun je je eigen personeelsdossier inzien en regel je zelf je verlof, declaraties en dergelijke.”
- “We hebben vanuit een werkgroep een zoektocht ondernomen naar een documentmanagementsysteem. Inmiddels hebben we de keuze voor het best passende systeem gemaakt en zijn we druk met de inrichting van het systeem.”
- Datawarehouse met verschillende dashboards. “We zijn aan de slag gegaan met het oprichten van een datawarehouse. Hierin wordt onze data verzameld en geordend. Zo kunnen we snel inzicht krijgen in data op heel veel gebieden. Van procesoptimalisaties tot commerciële keuzes, zoals welke opties verkopen we veel. Ook biedt dit warehouse de mogelijkheid om snel gedegen rapportages te draaien.”
- “Er wordt diverse software geïmplementeerd waardoor we ons werk gemakkelijker en sneller kunnen doen. Goede voorbeelden hiervan zijn het digitaal ondertekenen, zo hoef je contracten niet meer te printen, te ondertekenen en opnieuw in te scannen, maar onderteken je deze digitaal. Ook Power BI is hier een goed voorbeeld van. Hierin kun je dashboards en rapportages samenstellen, waarbij de gegevens automatisch vanuit het ERP-systeem worden ingelezen. Dat is een stuk efficiënter, voorheen moesten gegevens vanuit verschillende programma’s geëxporteerd worden om vervolgens weer in een ander systeem geïmporteerd te worden of zelfs handmatig over te zetten. We maken nog niet gebruik van alle mogelijkheden, stap voor stap voegen we daar nieuwe mogelijkheden aan toe.”
Stap voor stap
Er zijn dus al verschillende stappen gezet. Stappen waarbij het resultaat direct zichtbaar is, maar ook stappen waarmee we voorsorteren op de toekomst. En al die stappen bij elkaar vormen het programma digitalisering en datamanagement. Digitalisering en datamanagement heeft verschillende doelstellingen op de korte en op de lange termijn. Martijn licht een tipje van de sluier betreft de korte termijn op. “Op de korte termijn willen we het opleverproces digitaliseren. Dit draagt bij aan de snelheid en efficiëntie. Het streven is één digitaal opleverdossier voor alle partijen, waarin alle partijen de voortgang bijhouden.” Ook draagt het digitale opleverdossier bij aan het lerend vermogen van Trebbe. “We kunnen straks de opleveringen analyseren, trends ontdekken en de data inzetten om onze kwaliteit verder te verbeteren.” Ook op het gebied van BIM wordt op korte termijn gewerkt aan een verdere verbeterslag. “De basis voor het BIM-landschap is gelegd. Met landschap bedoelen we de benodigde software. We hebben de keuze gemaakt voor een aantal programma’s waarmee gewerkt wordt, zoals onder meer het platform Autodesk Docs (opvolger BIM360), Revit, Solibri en BIM Collab. Nu kunnen we aan de slag met de integratie hiervan, op een manier die goed past bij ons proces en de mogelijkheden van de programma’s ten volste benut.”
Op naar de toekomst
Het mooie van data en digitalisering is volgens Martijn dat de mogelijkheden bijna ongekend zijn. “De ontwikkelingen gaan snel en blijven doorgaan, dat houdt mijn werk interessant. Daarnaast is het natuurlijk geweldig dat we door meer te digitaliseren en meer met data te werken, we ieders werk makkelijker, efficiënter en daardoor leuker kunnen maken. Dat is toch gaaf?”